growsafetyinstitute.co.id – Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) bertujuan untuk membantu organisasi mencapai tingkat kinerja optimal dengan memfokuskan upaya pada peningkatan mutu produk atau layanan, kepuasan pelanggan, dan efisiensi operasional. Melalui implementasi standar seperti ISO 9001, organisasi dapat mengidentifikasi, mendokumentasi, dan memonitor proses bisnis mereka dengan lebih efektif, mengurangi risiko kesalahan, meningkatkan kehandalan produk atau layanan, dan memastikan pemenuhan terhadap persyaratan hukum dan regulasi.
SMM juga mendorong pengelolaan risiko yang baik, partisipasi karyawan, menciptakan dasar untuk pertumbuhan berkelanjutan, dan inovasi. Dengan demikian, penerapan SMM bukan hanya meningkatkan daya saing organisasi, tetapi juga mengarah pada pengembangan budaya kerja yang fokus pada perbaikan terus-menerus dan pencapaian tujuan jangka panjang.
Dalam penerapan sistem manajemen ISO 9001:2015, setiap departemen dan divisi di perusahaan harus bekerja sesuai prosedur atau instruksi dalam bentuk dokumen tertulis. Dokumen berfungsi sebagai acuan kerja dalam sistem manajemen suatu perusahaan, maka perlu dibuat dokumen yang lengkap dan sesuai sehingga dapat dilaksanakan oleh semua orang.
Kesalahan yang dihadapi perusahaan dalam membuat dokumen adalah tidak mengetahui dokumen mana yang perlu dibuat, sehingga pembuatannya memakan waktu lama dan sistem yang salah akan diterapkan di dalam perusahaan. Pembuatan dokumen perusahaan ini harus dilakukan secara bertahap dan harus memperhatikan prosedur yang memerlukan pendokumentasian dan tidak semua formulir harus digunakan.
Dalam membuat dokumentasi ISO 9001, ada empat level dokumentasi yang perlu diperhatikan, level tersebut ialah sebagai berikut:
Dokumen Level 1: Manual Sistem Manajemen
Manual sistem manajemen ini berisi penjelasan tentang pemenuhan persyaratan ISO. Standar ISO 9001 dipatuhi oleh perusahaan. Secara umum berisi informasi terkait visi dan misi perusahaan, ruang lingkup penerapan sistem manajemen dan interaksi antar proses kerja. Manual sistem manajemen ini juga harus menyertakan matriks kepatuhan perusahaan yang terdokumentasi.
Dokumen Level 2: Prosedur
Dokumen berupa prosedur yang menjelaskan cara melakukan suatu prosedur yang berkaitan dengan suatu jasa. Suatu proses harus mencakup urutan aktivitas dalam bisnis, misalnya proses pembelian bahan baku, juga harus menjelaskan siapa yang melakukan aktivitas tersebut dan catatan apa yang perlu disimpan.
Dalam membuat prosedur sebaiknya memperhatikan Plan, Do, Check, Act (PDCA) sehingga dapat menjelaskan bagaimana merencanakan atau memasuki suatu proses dan bagaimana menjalankan proses tersebut. Saat membuat proses, proses tersebut dapat dihubungkan dengan instruksi kerja, formulir, atau proses terkait lainnya untuk menjelaskan cara kerja proses dengan lebih baik.
Dokumen Level 3: Instruksi Kerja dan Formulir
Instruksi kerja adalah dokumen yang menjelaskan secara rinci langkah demi langkah bagaimana melakukan suatu kegiatan. Instruksi kerja dapat dianggap sebagai turunan atau penjelasan suatu proses di dalam suatu proses.
Dokumen Tingkat 4: Catatan/Rekaman
Jika dokoumen tingkat 1 hingga tingkat 3 dikumpulkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan, maka catatan tingkat 4 merupakan bukti pelaksanaan pekerjaan. Seumpama, setelah menjalankan suatu proses produksi, tim produksi membuat laporan produksi yang memuat jam produksi dan total output. Laporan produksi inilah yang kami sebut sebagai rekor. Catatan ini juga harus memiliki lokasi penyimpanan dan periode penyimpanan tertentu, sehingga Anda dapat memastikan catatan tersebut tersedia saat dibutuhkan.
Penting untuk diingat bahwa pengendalian dokumen adalah bagian integral dari siklus hidup dokumen dan perubahan dokumen. Organisasi harus secara teratur meninjau dan memperbarui dokumen sesuai kebutuhan dan perubahan yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan bisnis.
Nah, setelah mengetahui bahwa dalam penerapan ISO 9001 perlu dibuat dokumen sesuai dengan sistem yang dimaksud, Anda dapat menggunakan jasa konsultan ISO yang akan membantu Anda memastikan bahwa dokumen yang dihasilkan sesuai dan berdasarkan dengan sistem akan diterapkan.
Penulis: Kartika Indira Putri – Tenaga Ahli PT GSI Selamat Indonesia
Editor: Dinda Putri Azizah
